归档文书的案卷级整理是指传统的文书立卷法，是国家档案局发布的《归档文件整理规则》对文书整理工作进行改革前普遍使用的一种文书立卷法。它是指文书部门将已经办理完毕，具有一定查考保存价值的零散的文书，依其内在联系和一定的规律分门别类地组成一个或数个案卷。通过立卷，可以确保文书的完整与安全，便于文件的查找和提供利用，为档案工作奠定基础。
案卷级文书的立卷与归档，是文书处理过程的最后一个环节，是将现行文书转化为档案的基础，因此，做好归档文书的立卷和归档工作，对于文书的管理和使用都具有重要意义。
归档文书案卷级整理的文书归档范围和整理工作的承担部门及遵循原则与文件级整理一致，而整理的方法有所不同。
一、归档文书立卷的方法
归档文书立卷的方法就是根据文书的特征或文书的保存价值，或者根据文书形成的客观规律进行组卷。
（一）按保管期限组卷
按保管期限组卷就是按照国家档案局规定的永久、定期保管期限的不同，对属于不同保管期限的文件材料分别组卷，为今后的档案管理与鉴定提供方便。
在实际工作过程中，常常会出现照顾保管期限与保持文件的密切联系之间发生矛盾的情况。首先，判定保管期限不要孤立地只从一份文件来看其保存价值，应从有密切联系的一组文件来考虑。即当一组文件之间有一定的联系，但因保存价值悬殊，又有相当数量，分别立卷并不妨碍对主要文件的查考利用时，可适当分别立卷；如果文件之间的联系紧密，分别立卷不便于利用时，这些文件的保管期限就应当统一看待。其次，允许永久卷中有个别定期（30年）保存价值的文件，且这些文件与永久卷中的其他文件有密切联系，不易分开来立卷；允许定期（30年）卷中有个别定期（10年）保存价值的文件，且这些文件与定期（30年）卷中的其他文件有密切联系，不易分开来立卷。但是反之则不行，即定期（10年）卷中不能有定期（30年）保存价值的文件，定期（30年）卷中不能有永久保存价值的文件。
（二）按文件形成的客观规律组卷
所谓客观规律，就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接及一系列固有的程序和手续，也就是公文产生的自然过程。如一件事、一项工作、一个问题、一个案件等，就不宜分散打乱，应各自集中一起立卷，以保证它们之间的自然联系。按文件形成的客观规律组卷最典型的就是会议文书的按会议组卷。按会议组卷，就是以一次或一类会议为一个案卷进行组卷。
一次会议，不管开多长时间，不管讨论几个性质不同的问题，也不管形成多少文件，都以这次会议名称为卷名，进行组卷。一般是一会一卷，也有一会多卷的，可按照会议文件的多少和会议文件形成的特点或会议文件的文种灵活掌握。
（三）按文件特征组卷
（1）问题特征 问题特征是指文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。
按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题或工作性质的文件组合在一起集中立卷。
（2）时间特征 时间特征即年度特征。这里所指的时间有两个方面：一是指文件形成的时间；二是指文件内容所限制和针对的时间。
按时间特征立卷，即将属于同一时间（年度、时期、季度、学年、月份等）的文件组合在一起集中立卷。
（3）文种特征 文种特征是指文件种类的名称。按文种特征立卷，就是将文种相同的文件组合在一起立卷。
（6）地区特征 地区是指文件内容所涉及的地区。按地区特征立卷，就是将内容所涉及同一地区的文件组合在一起立卷。
（四）结合并灵活运用“六个特征”组卷
此外，在实际工作中还有一些其他的立卷方法，如将文件按照“事”或“件”组卷的“立小卷法”及“四分四注意立卷法”等，它们都具有各自的特点，也是比较适用的立卷方法。在实践中，以上的这些方面往往要结合起来灵活运用。常见的结合运用方法有年度—机构（或问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（或问题）等结合方法。
二、归档文书立卷的步骤
（一）平时归卷
平时归卷就是在日常工作中将办完的文件材料随时收集、整理、分类存放，有条理地管理起来，到年终再做必要的调整，就可以成为正式案卷。平时归卷的好处在于：第一，有利于把文件收集完整，防止丢失和遗漏；第二，有利于组织平时查找利用，方便工作；第三，有利于分门别类地整理，保证案卷的质量；第四，有利于节省人力和时间，以免年终突击立卷。
平时归卷的要求主要有以下几个方面。
第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。
第二，搞好平时收集，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。要做到应该办理的文件，办完后即收回归卷，要随办随收，随收随归。只需传阅不做具体处理的文件，阅后即收回归卷。尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。
第三，归卷文件要做到“四个清楚”、“十个完整”。四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。十个完整即正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。
平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。要及早发现问题，及时解决，以免到年终不好查找。
（二）案卷的系统整理
案卷的整理与归档是文书或文书部门根据文书归档制度的要求，将一个年度全部处理完毕的文书材料，在平时归卷的基础上，进一步系统地加以整理，全部立成案卷，以便向档案室移交。
1．案卷整理的要求
按照立卷类目归入各个卷夹内的文件，在立卷之前，必须逐卷逐件进行检查、整理，若发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后再确定文件的组合而立成案卷，以确保立卷的质量。立卷文件整理的要求主要有以下几个方面。
1）检查立卷文件是否齐全、完整
文书立卷，必须要做到立卷的文件材料的齐全和完整。检查立卷文件是否齐全和完整，首先要对照办公室的收发文登记本，检查文件的清退情况，把所有应归档的文件材料收集齐全。其次，还要检查借阅文件登记本，将借出的文件全部收回。这样一方面保证了立卷文件的齐全和完整，另一方面也避免了文件装订成卷后又发现了应当立卷的文件而拆卷进行返工。
2）检查卷内文件是否符合归档范围
文书立卷归档有一定的范围与要求，在检查时就要看归卷的文件材料是否符合归档范围的要求。对重份文件要剔除，对其他不符合归档要求的文件也要剔除出来另作处理。如把跨年度的文件挑出来，包括下年度的工作计划、没办结的文件材料等，作为下年底立卷用。
3）检查卷内文件排列是否科学、合理
为了保持卷内文件之间的联系和条理性，卷内文件的排列要有一定的规律。例如，按文件重要程度排列的，重要的在前，次要的在后；政策性、法规性的在前，业务性、事务性的在后；综合性的在前，专题性的在后。正文与附件的排列，正文在前，附件在后。存本（印刷件）与定稿（签发稿）的排列，存本在前，定稿在后。在检查卷内文件排列时，发现有不符合排列规律的案卷，就要进行适当的调整，以保证案卷的质量。
4）检查案卷是否保持了文件之间的历史联系
保持文件之间的历史联系是立卷的重要原则之一。归入各卷夹内的文件，凡与本卷特征不符合的要加以调整，或转入其他有关卷内或另立新卷，避免因立卷不当而造成的案卷界限不清，各卷间文件内容重复、交叉等现象。
5）检查卷内文件保存价值是否统一
卷内文件的保存价值按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》统一划分。
永久卷、定期卷要统一标准，凡有保存价值不一致的案卷，要做适当的调整。文件基本固定后，要根据卷内文件的全面情况，确定本卷的保管期限。
2．卷内文件的整理
1）卷内文件的排列和编号
卷内文件排列是指将每个案卷内的文件按一定的规律进行排列，使每一份文件在卷内处于适当的固定位置，以便于管理和查找利用。卷内文件的排列一般采用若干文件特征相结合的方法，通常的排列方法如下。
第一，由机构、问题和名称三个特征组成的案卷，可以按文件形成时间的先后排列，日期早的放在前，日期晚的放在后。
第二，问题与时间相结合的案卷，先将卷内文件按问题分开，然后再对同类问题的文件按时间顺序排列。
第四，问题重要程度与时间相结合的案卷先将卷内文件按问题的重要程度分开，然后再对相同重要程度的文件按时间顺序排列。
此外，由一个案件、一项工作等组成的案卷，可以按事件的发生和处理过程的先后顺序排列。会议文件材料组成的案卷，可按会议进程及其重要性排列。来往文件组成的案卷，如请示和批复，如果是请示单位立卷，请示在前，批复在后；如果是批复机关立卷，就批复在前，请示在后。有底稿（包括定稿、草案等）和附件的案卷，按先正件后底稿，先正件后附件的方式排列。
卷内文件排列完毕后，为了固定文件的排列顺序，便于保护、统计和检索文件，还需要为文件依次编定页号或张号。
2）填写卷内文件目录和备考表
（1）卷内文件目录 卷内文件目录是揭示卷内文件内容和成分的一览表，按照卷内文件的排列顺序填写，置于案卷的首页，如表1所示。
表1 卷内文件目录
■顺序号：按照每件文件在案卷中的排列顺序依次填写。
■发文字号：按照文件上的编号填写。
■文件题名：照实抄录文件标题。如果有的文件没有标题或标题不能揭示文件的内容和成分，应为文件重新拟写标题。由立卷人员重新拟写的文件标题要加“［］”。
■日期：填写文件的形成日期，填写方法是采用阿拉伯数字在年月日间加“．”分隔，表示具体日期，比如，一九九六年六月一日，应写为“1996.6.1”。
■页号：有两种填写方法。第一，填写每份文件首页所在页的编号，最后一份文件填写起止页号；第二，每份文件均填写起止页号。
■备注：当卷内文件有一些特殊情况时可予以说明。
卷内文件目录可以一式三份：一份装在案卷中；一份留在立卷部门供查阅；一份与案卷目录合编为全引目录，作为检索工具。
（2）卷内备考表 卷内备考表是用以注明卷内文件存在状况的表格，置于案卷的末页，如图2所示。
图2 卷内备考表样图
■本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。如果无情况，可不填写。
■立卷人：由立卷者签名。
■检查人：由案卷质量检查者签名。
■立卷时间：填写完成立卷的时间。
3）拟写案卷题名
案卷题名又称案卷标题，就是案卷的名称，用以概括和揭示卷内文件的内容和成分，是识别、检索文件的重要标记，也是编制各种检索工具的重要依据。
拟写案卷标题要遵守观点正确、内容概括准确、结构完整、语言精练的基本要求。
概括准确是指案卷标题应当全面地恰如其分地揭示卷内文件的基本内容，使人一看就知道这卷文件大致有什么内容。文字简洁通顺是指案卷的标题不能太长，一般以20～30个字为宜，最多不要超过50个字。不能采用连接卷内各份文件标题的方法，拟制出冗长烦琐的案卷标题。
案卷题名的基本结构：
例如：
当文件内容涉及一定地区、时间或通讯者等立卷特征时，也应予以标明，其结构如下：
例如：
4）填写案卷封面
案卷题名拟写完成之后，需要填写案卷封面。案卷封面的主要项目包括机关名称、类别名称、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内页（张）数、保密期限及右下角标出全宗号、目录号、案卷号等。填写案卷封面的要求：项目填写齐全，字迹整洁、清晰、美观；手工填写应使用毛笔或蓝黑钢笔；也可使用计算机打印输出。全宗名称加盖专用章（单位公章）的要用黑色油墨。案卷封面式样如图3所示。
图3 案卷封面式样
■全宗名称：填写立档单位的名称，使用全称或规范的简称。
■类目名称：填写该案卷所属类别的名称，如“办公室类”、“综合类”等。
■案卷题名：填写所拟写的案卷标题，居中书写。
■全宗名称：填写立档单位的名称，使用全称或规范的简称。
■类目名称：填写该案卷所属类别的名称，如“办公室类”、“综合类”等。
■案卷题名：填写所拟写的案卷标题，居中书写。
■时间：用阿拉伯数字填写卷内文件的起止时间。
■保管期限：填写为该卷划定的保管期限。
■件（页）数：装订的案卷填写其总页数；不装订的案卷填写总件数。
■文书处理号：填写立卷方案中的类号和条款号。
■档号：填写全宗号、案卷目录号、案卷号，其中全宗号是由档案馆给予立档单位的编号。
5）案卷的装订
案卷的装订是为了保护卷内文件不受损坏，防止散失和混乱的一种措施。同时经过装订也便于在管理和交接上的清点。卷内文件装订的方式分为以“卷”为单位装订和以“件”为单位装订。同一全宗的案卷应该统一装订的方式，使档案保管整齐划一。案卷装订一般包括以下几个程序。
第一，拆除装订障碍。为了使案卷不受污损，应拆除文件上的金属物（曲别针、大头针、订书钉等）。
第二，修补。为便于装订、便于保护文件和方便利用，凡装订线左侧有起草或签发字迹的文件材料都应改换装订位置（上面、下面或右侧），实在改换不了装订位置的文件材料要加边取齐；文件不够规定尺寸的要加边裱糊取齐；凡有破损的文件均应裱饰和修补；凡原页大于规定尺寸的，要折叠起来。
第三，编写页号。组卷要以卷为单位编写页号。页号编写位置：单面书写的在文件材料右上角编写页号；双面书写的在文件材料正面右上角和背面左上角编写页号。此外，还应用到打号机进行辅助，打印时应打印清楚，做到不错、不漏、不重。
第四，登记卷内目录和备考表。应使用档案局统一印发的目录纸。
第五，拟定案卷标题。
第六，装订成卷。装订时做到右边、下边齐整，无倒页，不漏订。装订要用白线绳，左侧三孔一线装订，两孔间距7～8cm，线头要结合在背面，勿外露，装订后的案卷必须整齐、美观。一个案卷一般不超过200页。
第七，填写案卷封面。
6）案卷排列、编号和编制案卷目录
（1）案卷排列 案卷的排列是指在案卷整理装订完毕以后，按照一定的联系对案卷进行分类排列，将案卷组织成一个有机的整体，以保持案卷之间的历史联系，便于保管和利用。
案卷排列的方法主要有以下几种。
①按案卷内容——时间顺序排列，即内容有密切联系的案卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面，以此类推。例如，同是计划生育内容的案卷，可按2001年度—2002年度……依次排列。
②按保管期限——重要程度排列，即保管期限相同的案卷排在一起，重要的排在前面，以此类推。例如，同是永久保管的案卷，可按上级—本级—下级进行排列。
③人事档案等专门案卷一般按姓氏笔画或拼音字母等逻辑顺序排列。
（2）编号 案卷编号就是给每个案卷编一个固定的代码。案卷编号的方法是用阿拉伯数字按案卷排列的顺序依次编写。排在最前面的案卷是1号卷，排在第二位的是2号卷，以此类推。
案卷编号的方法有两种：一种是统编，即一个全宗的所有案卷统一号序，只编一个从“1号卷”开始的号序系统；另一种是分编，即按全宗内所分类别（年度或保管期限）分别编从“1号卷”开始的号序系统。
统编或分编案卷号各有其特点和适用情况。
统编号的优点是号序单一，不易出现管理上的错乱；其不足之处是号码排列较长，难以按照类别或保管期限接续新归档或补充归档的案卷。分编号的优点是号序能够反映全宗内档案分类或保管期限的状况，便于随时接续新归档或补充归档的案卷，因此，档案室管理阶段较多采用分编号方法；其不足之处是一个全宗内的同号卷过多，管理中也容易发生错乱。
（3）编制案卷目录 案卷目录是经过系统排列的案卷进行逐一编号登记后形成的案卷名册，是统计案卷数量和查找利用档案的基本工具，是文书处理部门向档案室移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。
案卷目录必须以全宗为单位编制，准确反映全宗内档案的实体整理秩序；必须严格按照案卷的排列顺序登录条目，准确反映案卷号的排序系统。
案卷目录的编制方法分为统编和分编两种。
统编法是指一个全宗只编制一本案卷目录；分编法是指一个全宗编制若干本案卷目录，分别以全宗内的各个门类为单位进行编制。一个全宗的档案采用哪一种案卷目录的编制方法，取决于全宗内案卷的编号方法。即采用统编法编制案卷号的全宗，案卷目录就只能统编；采用分编法编制案卷号的全宗，案卷目录就只能分编，如按每一年、每一类、每一个保管期限或密级分别编制案卷目录。
案卷目录编制完成后，还要给每本目录编定一个案卷目录号，作为管理和检索标识。
案卷目录的形式均为簿册式，不宜采用卡片式或活页式。因案卷目录使用频繁，所以应加硬质封皮。装订线可在左侧或上侧。开本尺寸一般采用16开并横向使用。
案卷目录由封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表六部分组成，其中封面和案卷目录表是主体部分。
①封面。封面的内容主要有全宗号、目录号、目录名称、编制单位、编制时间、密级、保管期限等，如图4所示。
图4 案卷目录封面
②序言。序言一般置于首页，简要对编制方法、目录结构、立档单位和全宗概况等进行介绍或说明。
③目次。目次即目录所分类目的索引，根据案卷的分类排列情况，写明各类的名称和所在页码。
声明：本站部分文章内容及图片转载于互联网、内容不代表本站观点，如有内容涉及侵权，请您立即联系本站删除。